Control total en el envío de documentos electrónicos
Antes: Falta de visibilidad y procesos manuales
Anteriormente, los usuarios no contaban con una forma directa de verificar si una factura o documento electrónico había llegado correctamente al buzón del cliente, lo que generaba incertidumbre y tareas manuales de seguimiento fuera del sistema. Al no tener visibilidad sobre el éxito o fracaso del envío del correo electrónico desde el propio asiento contable, la gestión de cobranzas y la resolución de errores en la comunicación se volvían procesos lentos y propensos a omisiones.
Ahora: Seguimiento inteligente y automatizado
Para solucionar esto, se ha integrado una nueva funcionalidad que permite visualizar el Estado del Correo directamente en la sección de información adicional de facturas y asientos contables. Ahora, el sistema rastrea automáticamente el último envío realizado y clasifica su situación (enviado, con error, por enviar, etc.), ofreciendo además filtros inteligentes para identificar rápidamente aquellos documentos que no han podido ser entregados, optimizando así la comunicación con clientes y proveedores.
Beneficios que impulsan tu gestión
La implementación de esta herramienta aporta valor estratégico en tres pilares fundamentales:
- Certeza en la Comunicación: Elimina las dudas sobre si el documento PDF fue enviado, permitiendo que el equipo contable se enfoque solo en los casos que presentan errores (como correos rebotados o cancelados).
- Eficiencia Operativa: Gracias a los nuevos filtros (Correo EDI con error, EDI sin correo, etc.), se pueden realizar acciones masivas de reenvío o corrección de datos sin tener que revisar cada factura de forma individual.
- Trazabilidad del Negocio: Al registrar el estado del último envío en registros históricos y nuevos, el negocio mantiene un control total sobre el cumplimiento de la entrega de comprobantes electrónicos, reduciendo reclamos y agilizando el flujo de caja.
¿Dónde encontrar esta funcionalidad?
Esta nueva funcionalidad está disponible en la Versión 18 y puede ser utilizada directamente desde las siguientes secciones del sistema: facturas de clientes, facturas de proveedores y asientos contables.
Mejoras clave integradas
Se ejecutó una migración técnica del historial de envíos, asegurando que los registros antiguos también cuenten con la información del estado del mail para mantener la consistencia de la data.
Se optimizó la visibilidad del flujo de comunicación al actualizar automáticamente el estado del correo cada vez que se envía un documento con su PDF adjunto.
Se agregó el campo "Estado del Correo" en la sección de Otra Información dentro de facturas de clientes, proveedores y asientos contables, permitiendo visualizar el rastreo del último envío.
Se incorporaron filtros especializados, entre los disponibles se encuentran: EDI sin correo, correo EDI por enviar, correo EDI enviado, correo EDI con error y correo EDI cancelado, permitiendo localizar rápidamente los casos que requieren atención y facilitar auditoría del envío de los documentos electrónicos.
Gestión y seguimiento del envío de comprobantes electrónicos